Geplaatst op: 20 november 2019

Door treble

Handleiding Inval Toezichthouder

In een nieuwsbericht van 18 november 2019 laat de Autoriteit Consument & Markt (ACM) weten dat zij invallen heeft gedaan bij verschillende handelaren in de agrarische sector. De ACM vermoedt dat zij verboden afspraken hebben gemaakt over de inkoopprijs die zij aan boeren betalen. Met een inval wordt beoogd bewijs van een (vermoedelijke) overtreding, van in dit geval het kartelverbod, te vinden.

Niet alleen de ACM, maar ook andere toezichthouders zoals de Autoriteit Persoonsgegevens kunnen een inval doen. Een inval heeft een grote impact op uw onderneming. Het is dan ook van belang dat een inval goed wordt begeleid. TREBLE heeft ruime ervaring met het begeleiden van ondernemingen bij een inval. TREBLE zorgt ervoor dat de impact zo gering mogelijk is en dat de rechten van uw onderneming en medewerkers worden beschermd.

Een inval komt vaak onverwacht, maar u kunt zich er wel op voorbereiden. TREBLE heeft daarvoor onderstaande handleiding opgesteld. Dit is een algemene handleiding. Bij een inval dient altijd juridisch advies te worden ingewonnen. U kunt daarvoor contact opnemen met de advocaten van TREBLE.

HANDLEIDING INVAL TOEZICHTHOUDER

Algemeen

  • Benoem intern een contactpersoon (en vervanger) als eerste aanspreekpunt bij een inval van een toezichthouder.
  • Zorg bij de receptie voor een lijst met telefoonnummers van de contactpersoon en directie.
  • Stel u coöperatief op maar laat u niet opjagen.

Instructie receptie

  • Vraag de toezichthoudende ambtenaren naar hun legitimatiebewijs en noteer de namen en functies.
  • Breng de toezichthoudende ambtenaren naar een aparte ruimte en laat hen wachten op de contactpersoon.
  • Bel de contactpersoon en bij afwezigheid de directie.

Instructie contactpersoon/directie

Aanvang onderzoek

  • Bel de advocaat en informeer de directie.
  • Vraag de toezichthouder te wachten op de komst van de advocaat.
  • Organiseer na de komst van de advocaat een kick-off meeting met de toezichthouder. Vraag naar de reden van het onderzoek, controleer de schriftelijke omschrijving van het doel en het onderwerp van het onderzoek, vraag of sprake is van een verdenking en vraag wat, waar en hoe de toezichthouder wil onderzoeken.
  • Maak met de toezichthouder afspraken over het verloop van de dag.
  • Informeer het personeel dat een onderzoek plaatsvindt.
  • Scherm het personeel af en laat het onderzoek van de toezichthouder en het overleg met de toezichthouder centraal en in één ruimte plaatsvinden.

Tijdens het onderzoek

  • Zorg dat de toezichthoudende ambtenaren niet los door het gebouw rondlopen en dat zij vergezeld worden door een bedrijfsjurist of advocaat.
  • De toezichthouder mag informatie inzien en kopieën maken, met uitzondering van i) correspondentie tussen uw onderneming en een advocaat, ii) privé-documenten, iii) documenten buiten het doel van het onderzoek en iv) documenten van geheimhouders (bijv. medische dossiers).
  • Bij digitaal onderzoek door de toezichthouder: zorg ervoor dat daarbij een IT-specialist aanwezig is.
  • Zorg dat altijd een advocaat aanwezig is bij het verhoren van medewerkers/directie.
  • Weiger geen medewerking zonder overleg met de advocaat.
  • Wees beleefd, maar antwoord kort en alleen op feitelijke vragen.
  • Op vragen die kunnen bijdragen aan de eigen veroordeling hoeft geen antwoord te worden gegeven.

Na het onderzoek

  • Controleer de ontvangst van analoge en digitale kopieën en check de inventarislijst van de toezichthouder.
  • Maak een overzicht van de voorvallen tijdens het onderzoek en communiceer dit met de toezichthouder.
  • Door de toezichthouder verzegelde ruimtes mogen niet betreden worden. Informeer betrokkenen (zoals schoonmakers en beveiliging).
  • Maak voor intern gebruik een samenvatting van het verloop van het onderzoek.
  • Evalueer met de advocaat het onderzoek en bespreek de mogelijke gevolgen.
  • Zorg voor een externe mediastrategie (aandeelhouders/pers/beursautoriteiten).
  • Controleer het verslag van de toezichthouder.